¿Para qué nos sirve llevar un «diario» de proyecto como líderes de equipo de trabajo?

La bitácora del Líder de Proyecto o Equipo, será en lo sucesivo y para los amantes de este blog, una libreta de papel de un tamaño más bien pequeño o un archivo que podamos ver en nuestro ordenador, tablet o smartphone, en donde se registrarán los avances y resultados de un proyecto o equipo a diario. En ella se incluirán a detalle, entre otras cosas, las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, observaciones, ideas, datos que resulten de importancia para el líder, avances y obstáculos.

Para que este ejercicio pueda apreciarse, funcione bien, sea muy productivo para la organización y particularmente para quien o quienes la dirigen, se debe llevar al menos por un año. Se debe ser metódico y disciplinado respecto de escribir allí todos los días, para no perder detalle. Al principio nos llevará una hora hacer este micro-informe; a mitad de año es probable que hayamos bajado el tiempo diario de escritura y lo resolvamos en 10 minutos; a fin de año, si la dinámica ha funcionado, es probable que le vuelva a llevar 60 minutos por día, sólo que en esta etapa los datos de registro, seguramente, serán más personales, profundos y con muchas experiencias de como fueron y el deber ser de las cosas en la organización.

Es una herramienta completamente personal del Líder. Y aunque es flexible en cuanto a lo que vamos a registrar allí, tiene algunas reglas que sugerimos se sigan lo más al pie de la letra que le sea posible:

1. Que sea un elemento personalísimo del Líder. Ello no quiere decir que la técnica le sea exclusiva. Si es la primera vez que la utiliza, no se obstine en que la usen todos sus colaboradores. Si es la segunda o tercer bitácora que tiene y le ha funcionado anteriormente, en ese caso sí es de esperarse que aliente a la segunda línea de la empresa u entidad a que cada uno lleve su Diario/Bitácora de proyecto o equipo también;
2. Una vez que terminamos de escribir un día no es válido volver a «completar» la hoja con algún detalle que se ha olvidado o porque estaba apurado no lo apuntó o porque se le pasó pero es vital. Si es vital no lo olvidará, esté o no registrado en el diario. No se preocupe, lo volcará al otro día. En este caso, sugerimos que tome nota de los motivos por los cuales se olvidó de escribirlo el día anterior. Sacando lo «justificativo» de dicha anotación, tome las razones subyacentes del olvido como otro síntoma de un diagnóstico organizacional;
3. El contenido de la Bitácora queda exclusivamente para el líder, a fin de que tenga la libertad de expresarse como quiera, aunque eso sí, las conclusiones a las que arribe luego de un año o lo que dure el proyecto, son para capacitar al equipo;
4. Sus hojas deben estar numeradas y fechadas.
5. Se debe tomar nota en él 6 días a la semana, pero 1 debe quedar libre, a fin de respetar los tiempos de descanso propios, eventualmente del equipo y para que decanten las ideas de las anotaciones anteriores y para los registros del día siguiente al designado como de descanso.
6. En ningún caso se puede utilizar en ella vituperios, críticas, malar palabras, guarangadas o lenguaje que de cualquier forma pudiera ser ofensivo para un lector ajeno al autor. Jamás se debe asentar una maldición contra ninguna persona, no importa lo grave que haya sido la falta cometida en función del proyecto o de la persona del líder.
7. Se recomienda no quedarse anclado con lo dicho allí. Para ello sugerimos que re-lea sus anotaciones cuando hayan pasado dos semanas. Usted tomará nota todos los días, pero sugerimos que lea el diario solamente cada quince días, para no alienarse con un problema o persona por mucho tiempo y de tal suerte que esto en realidad le sirva para obsesionarse con un tema. No, por favor no lea el diario hasta que pasen 15 días entre una lectura y la otra.

Claridad y Concienciación

El hábito de escribir lo que ha transcurrido un día de trabajo en torno a un proyecto y/o a un equipo líder de trabajo, sin quedarse anclado en ideas que arrastra el ego de un día a otro, de una semana a la otra, se supone que le servirá para sumar claridad y objetividad a la evaluación de su estado de avance.

Asimismo, naturalmente, servirá para hacer consiente todos aquellos componentes que puedan rotularse como debilidad o amenaza, permitiendo al Líder actuar con pro-actividad sobre las causas raíces de las situaciones percibidas como problemas y no ser reactivo frente a las consecuencias.

Durante el primer mes, antes de cerrar la hoja del día, sugerimos que responda a las siguientes preguntas (esto es solo para darle una idea para la primer etapa de uso de este diario organizacional):

• De lo asentado en el día de la fecha, ¿qué quiero hacer ante la situación «X»?
• ¿Cuáles son sus opciones frente a esta misma situación?
• ¿Cuál podría ser su próximo paso que haga que las cosas con esa situación se desarrollen en favor de la gestión?

Gratitud

Activar la gratitud deliberada en boca, manos o escritura del Líder, siempre es un elemento integrador, positivo y de fortalecimiento del yo de cada uno de los componentes del equipo. Como todo acto de gratitud el primero que se sentirá bien, a gusto y recompensado por ello será el Líder agradecido.

En este caso recuerde la regla que dice que se halaga en público y se critica en privado. Esto le permitirá a) fortalecer los vínculos en forma personal con su equipo de trabajo; b) tener la cuenta corriente emocional con ellos y ellas a tope; c) generar clima de confianza para pensar juntos mejoras al proyecto o equipo.

Asimismo, el hacer foco en este punto servirá para que el Ego del Líder no crea que todo es gracias a su intervención «divina», permitiendo valorar y generar mejores diagnósticos, realistas en torno a los resultados.

Durante el primer mes, antes de cerrar la hoja del día, sugerimos que responda a las siguientes preguntas (esto es solo para darle una idea para la primer etapa de uso de este diario organizacional):

¿A quien debo agradecer mañana y por qué?

¿A quien me gustaría felicitar pero todavía no se lo ha ganado?

¿Qué puedo hacer para activar la gratitud deliberada del Equipo?

Fortaleciendo el Aprendizaje «Diario»

Si cada día tomamos nota de aciertos y desaciertos de un proyecto o equipo, pensemos que a fin de año habremos construido un manual o apunte de aprendizaje de liderazgo organizacional escrito por mano propia. Con las virtudes y defectos que ello podría conllevar, pero con el registro de lo realizado al detalle.

Está claro, al mes es probable que nos resulte un plomo más que una herramienta de aprendizaje, ahora bien al terminar el año, al menos desde nuestra experiencia, el material que se tendrá para una correcta planificación y ejecución estratégicas del ciclo que sigue son, simplemente sorprendentes.

«No recuerdo qué fue lo que evocó en nuestra primer reunión de equipo tal idea». Vamos de inmediato a los primeros días de la bitácora y tendremos un registro pormenorizado del viaje que hemos emprendido.

Asimismo, nosotros decimos que esta técnica refuerza el aprendizaje diario, no solo como un elemento de finales de ciclo o evaluaciones de desempeño o planificación estratégica del porvenir. Algo diario. Bien, si al culminar la jornada nos tomamos 10 minutos para ver aciertos y desaciertos, tendremos oportunidad de afrontar el día de mañana d una mejor manera. Estaremos afinando el motor a diario. ¿Es una idea poderosa verdad?

AL FINAL

Si la disciplina y esfuerzo de registrar la síntesis del trabajo de un año queda en un armario cuando no en el sesto de basura, la herramienta en pierde parte su sentido y se desperdicia su máximo potencial. De estas anotaciones, como dijimos antes, surgirán:

• Evaluaciones de desempeño;
• Tip´s para el propio aprendizaje;
• Propuestas de trabajo;
• Parte de la planificación e idas para el ejecución estratégica del ciclo venidero, y
• Conclusiones.

En relación a este último punto, dichas conclusiones se pueden integrar en tres planos, las del proyecto, las del equipo y las que son nutritivas para el propio líder, pues con ellas puede también proyectar la vida que desea para sí, su trabajo, incluso su familia en el futuro, pues se conocerá un poco más.

Luego de estas elaboraciones, si la labor se llevó a cabo en una libreta física, de papel, se sugiere escanear la misma para que podamos contar con ella en formato digital, y que podamos nutrirnos de ella cuando y donde queramos -si la alojamos e la nube-. A partir de allí, pensando en términos minimalistas, se podrá descartar cualquier soporte material que nos resulte una carga. Si la llevamos en formato digital, suponemos que ya está en la nube, pero si no es así, guardemos el archivo de alguna forma que en lo sucesivo podamos conectarnos con su contenido desde cualquier lugar del planeta que cuente con internet.

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