Comienza con una evaluación exhaustiva del problema que está abordando y termina con un plan detallado, basado en evidencia, creativo y convenientemente articulado
Cuanto más invirtamos al principio del ciclo del proyecto, mejor estaremos preparándonos para el éxito
La fuente de nuestro artículo de hoy es una publicación de diciembre de 2020 de Genevieve Drouin. Este proceso permite comprender más a fondo las necesidades que se pretenden abordar y ayuda a diseñar y desarrollar estrategias más apropiadas y efectivas para atender a esas necesidades.
A menudo se confunde al desarrollo de una propuesta con el diseño de un proyecto. Sin embargo, escribe la autora, un proyecto bien diseñado va más allá de los requisitos de una propuesta promedio. Si bien las organizaciones invierten una cantidad significativa de tiempo en el planteo de propuestas, de manera recurrente existen grandes lagunas en las habilidades reales de diseño de proyectos tanto del Equipo Líder como de los grupos de Trabajo de las OMI.
Esta carencia de herramientas limita la capacidad de las organizaciones para asegurarse la realización de una actividad de calidad, sostenible y con resultados positivos de largo plazo.
CUATRO PASOS
Se propone, entonces, esta guía paso a paso para la construcción de proyectos que se traducen en planificaciones más sólidas que aquellas que solemos hacer o tener en nuestras manos (en promedio).
Como resultado: se aspira a un mayor crecimiento organizacional.
Estos pasos se pueden utilizar en cualquier dimensión que tenga el emprendimiento. Ya sea que se esté construyendo un pequeño proyecto de seis meses o una iniciativa compleja de varios años.
uno: realizar una evaluación de necesidades
Una evaluación de necesidades es un primer paso fundamental en el proceso de diseño. Constituye la base de la comprensión de un problema y de las capacidades únicas de la organización para abordarlo.
Una evaluación de necesidades tiene como objetivo capturar y expresar los hallazgos desde la perspectiva de las personas y la problemática de interés. Se debe comprender cómo la comunidad de la zona de influencia de la institución define y experimenta los desafíos específicos que enfrenta y las soluciones que necesita.
Estos datos a menudo se recopilan a través de fuentes primarias, como encuestas, grupos focales y entrevistas con personas clave de la comunidad o la institución (sea que se trate de un proyecto de puertas adentro o de puertas afuera). Asimismo existen fuentes secundarias, como por ejemplo evaluaciones de proyectos anteriores u otra investigación comunitaria que no fue tenida en cuanta por una Comisión anterior.
Los hallazgos
Los hallazgos ayudan a informar y refinar la estrategia y el enfoque de un proyecto. Se debería realizar una evaluación de necesidades en la mayor medida posible antes de redactar una propuesta inicial para el proyecto.
Este paso a menudo se ve muy livianamente por la atención permanente de lo urgente por sobre lo importante. La falta de tiempo y recursos, la sensación que una organización ya conoce las necesidades de su población de interés, etcétera, son un clásico que se repite en muchos ámbitos.
Una evaluación de necesidades no debería ser necesariamente una operación grande y costosa para ser útil. Estamos invitados a utilizar nuestro mejor sentido común para mantener esta actividad en línea con nuestros recursos y la escala del proyecto al que se aspira.
Algunas preguntas que pueden hacerse en la evaluación de necesidades:
- ¿Cuáles son las mayores preocupaciones y necesidades de la comunidad en la que está inserta nuestra organización?
- ¿Cuál es la visión de futuro de la comunidad respecto de la OMI y de la OMI respecto de la comunidad?
- ¿Qué recursos (no hablamos de dinero aquí) existen ya sea en la comunidad o entre los beneficiarios y miembros de la Organización para ayudar a satisfacer esas necesidades y contribuir al futuro deseado de la comunidad?
- ¿Dónde hay brechas o lagunas de habilidades, recursos u otras áreas?
- ¿Cuáles son las habilidades de las que carece la OMI pero que estaría más predispuesta o mejor preparada para abordar? ¿Cómo se puede poner en funcionamiento un programa completo de capacitación para contar con especialistas en la problemática a solucionar a través de este proyecto?
- ¿Cuáles son los recursos materiales que se deben desarrollar? ¿Qué es probable que financien los padrinos convocados al efecto? ¿Cuál es el perfil del donante que podría apoyar esta iniciativa?
dos: realizar un análisis de las partes interesadas
En el sector voluntariado social, generalmente, estamos de acuerdo en que la colaboración es necesaria. Sin embargo, en la vorágine diaria por cumplir con una próxima fecha límite de un proyecto, a menudo no priorizamos ni invertimos calidad de tiempo en las relaciones personales con los miembros de la organización, los apoyos y la comunidad.
Nos esforzamos por establecer vínculos una vez que se tienen los recursos y se está en plena acción o se ha iniciado la actividad de servicio. Sin embargo, cuanto antes nos involucremos con todas y cada una de las personas que pueden darnos una mano, dentro y fuera de la organización, y con todas las partes interesadas en el ciclo del proyecto, más se beneficiarán todos de estas relaciones durante el transcurso de un proyecto y más allá.
Un análisis de las partes interesadas es una herramienta que se puede utilizar para mejorar los enfoques participativos y colaborativos.
El primer paso
El primer paso es enumerar todas las partes interesadas que pueden estar involucradas en el proyecto de alguna manera. Esto puede incluir al gobierno, grupos comunitarios, expertos en la materia, investigadores y, por supuesto, la población de interés.
Haga de esta una verdadera lluvia de ideas con su equipo y fomente la creatividad. Piense más allá de los dirigentes, familias, beneficiarios o personas que habitualmente adhieren a su OMI.
¿Cuáles son algunos vínculos únicos o poco probables? ¿Qué tipo de partes interesadas pueden ser importantes para ayudarnos a probar nuevas ideas o estrategias?
Una lista larga
Una vez que tengamos una lista larga de partes interesadas, integrémosla priorizando aquellas que son más significativas para nuestra vocación de servicio.
El siguiente paso es reunirse con ellas. Si bien en persona es generalmente lo mejor, las sesiones en línea pueden funcionar igual de bien, como muchos de nosotros hemos aprendido.
- ¿Qué problemas / desafíos relacionados están enfrentando o abordando?
- ¿Qué les motiva o les interesa para dedicarse a este tipo de trabajos?
- ¿Cómo pueden contribuir a resolver el problema que se ha identificado? ¿Qué rol de liderazgo podrían estar mejor posicionados para asumir como parte de este trabajo?
- ¿Cuál es la mejor forma de interactuar y colaborar con ellos ahora y en el futuro?
Cuando las partes interesadas, especialmente la población de interés, están muy comprometidas y asumen roles de liderazgo bien definidos a lo largo del ciclo del proyecto, desde la planificación y el diseño hasta la implementación, el seguimiento y la presentación de informes, es más probable que un proyecto logre resultados.
tres: realizar un análisis de problemas
Un problema es la distancia que separa el lugar donde estamos del lugar donde queremos estar. Una vez más, un análisis adecuado y el fruto de una correcta evaluación anterior, serán nuestros mejores aliados al momento de recorrer esa distancia.
Una vez que se haya recopilado y trabajado con la información anterior, se puede comenzar a limitar el enfoque del proyecto.
Una forma de hacerlo es mediante el método del árbol de problemas. Un árbol de problemas es una herramienta visual de uso común que ayuda a dividir un problema complejo en sus partes y explorar las relaciones de causa y efecto entre estas partes.
Raíces;
Tronco;
Ramas;
Copa.
El objetivo principal de esta fase es determinar qué elementos de un problema complejo abordará nuestro proyecto.
Las partes interesadas clave
Incluidos los representantes del grupo de interés, deben participar en el análisis del problema la mayor cantidad de personas posibles. Esto es esencial para construir una visión compartida del problema y las formas en que la organización, en colaboración con otros actores, está mejor posicionada para abordarlo.
Si bien la reunión en persona es ideal, cuando no es posible, esto se puede hacer virtualmente con la ayuda de algunas herramientas.
La riqueza de este ejercicio está en la discusión y el debate que genera. Tomarse el tiempo para permitir que las personas expliquen sus perspectivas y razonamientos. Y asegurarse que se escuchen las voces más marginadas creando espacios seguros para la discusión y utilizando varios tipos de herramientas de retroalimentación (verbales, escritas, visuales, etc.). Esto aumentará la probabilidad de que los involucrados se sientan dueños del proyecto y que los resultados del mismo reflejen con mayor precisión las necesidades e intereses de todos los participantes.
cuatro: documentAR el diseño deL proyecto
El siguiente paso es traducir los elementos seleccionados de su árbol de problemas en un árbol de soluciones o un marco de proyecto basado en resultados. ¿Lo repetimos?
El siguiente paso es traducir los elementos seleccionados de su árbol de problemas en un árbol de soluciones o un marco de proyecto basado en resultados.
Puede tomar varias formas, varios tipos de plantillas de plan de trabajo, la clave es no atascarse demasiado en los aspectos técnicos de la herramienta en sí, sino más bien llegar al núcleo de la pregunta «¿qué debe cambiar?»
Ahora que se han delimitado los elementos centrales del problema, ¿Cómo se abordará el mismo?
Árboles y más Árboles
Al tomar los elementos seleccionados de su árbol de problemas y convertirlos en soluciones, enmarcadas como resultados del proyecto, el marco de diseño de su proyecto comenzará a tomar forma.
Si el problema central que se ha identificado son las altas tasas de abandono escolar entre los adolescentes de determinada comunidad, puede revertirse este problema en el siguiente resultado deseado: mayor éxito académico entre los adolescentes de dicha comunidad.
Continuando con la pregunta «¿qué debe cambiar?» en cada paso de este proceso, emergerá el resto del marco de su proyecto.
El Objetivo de Esta Fase
El objetivo de esta fase es articular los resultados que se pretende lograr de una manera lógica y realista. Trabajar hacia atrás, comenzando con su objetivo de más alto nivel para asegurarnos que cada paso esté ligado lógicamente al anterior.
Un error común es comenzar a desarrollar las actividades del proyecto antes de articular los resultados deseados del mismo.
Es mucho más fácil diseñar productos y actividades efectivos cuando se tienen claros los resultados y el impacto general que se desea lograr. También es mucho más fácil medir el progreso y evaluar el impacto cuando se ha expresado claramente lo que se desea lograr y cómo se planea llegar allí.
El diseño de proyectos es un proceso que se repite muchas veces.
Seamos flexibles, compartamos nuestras ideas, escuchemos los comentarios de las partes interesadas y estemos preparados para redactar numerosas versiones del marco de nuestro proyecto antes de decidirnos por una versión final.
- Un Objetivo General a cinco (5) años vista;
- Dos Objetivos Direccionales a dos años y medio (2,5) vista;
- Tres Objetivos Operacionales para un (1) año vista.
Aquí nos despedimos hasta la próxima semana. Nuestro deseo es que suprima las preocupaciones y disfrute de la vida de la Organización Motivada por Ideales en la que desarrolla su espíritu de servicio.
Créalo o no, puede ser protagonista del cambio de paradigma organizacional de una OMI. Anímense a estudiar. Tenemos publicados más de setenta (70) artículos para que cada semana del año, tengan algo con qué inspirar al Equipo Líder al que pertenece.
Agradecemos muy especialmente a nuestro colaborador Esteban Cirese y a todas las personas que se han sumado como lectores esta semana, muchas gracias por sus consideraciones, valoraciones y por seguirnos en cada actividad que estamos proponiendo.
Como todas las semanas un nuevo artículo del blog para reflexionar en equipo y poner en acción. Por más espectaculares que sean nuestros proyectos organizacionales, si no diseñamos las oportunidades que nos permitan ponerlos en marcha de nada habrán servido. Es muy importante contar con las herramientas adecuadas para organizar esfuerzos y dar forma al propio futuro, incorporarlas no difícil, solo hay que animarse a dar el primer paso.
Muchísimas gracias. Qué gran aporte! Gracias