Cambiar las unidades de trabajo de la OMI de tanto en tanto y pasar de la estructura basada en departamentos funcionales estáticos a equipos de proceso dinámicos.

Los equipos de proceso, grupos de personas que trabajan juntas para realizar un proceso -valga la redundancia- total, resultan ser una manera lógica de re-organizar algunas actividades.

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Las organizaciones motivadas por ideales están invitadas a rediseñar su gestión a fin de evitar la auto-burocratización y perder oportunidades que requieren atención expeditiva. Más hoy en día que hace diez años atrás, la velocidad de acción y reacción es un factor determinante para la sostenibilidad de determinadas entidades. En determinados momentos hay que volver a “juntar” el trabajo que Adam Smith y Henry Ford dividieron en pequeños pasos hace muchos, muchos años.

El artículo de hoy toma como fuente parte del trabajo de Michael Hammer y James Champy, cuando escribieron una obra sobre re-ingeniería para empresas; obra sobre la que volveremos de aquí a fin de año un par de veces más (no se lo pierdan).

Los equipos de proceso no incluyen “representantes” de todos los departamentos, secciones o divisiones funcionales internas interesadas, sino que reemplazan la antigua estructura departamental. Si bien hay diversas clases de equipos de proceso, nos referiremos a tres tipos particulares cuando usamos éste término.

Pensemos en el paso de un pedido a través de una organización (una idea para una nueva actividad o un reclamo de un grupo de padres y madres, por ejemplo). En estos casos suele requerirse el involucramiento de muchas personas de distintos sectores de la entidad de bien público. Aunque estas personas no están integradas organizacionalmente. Siguiendo el ejemplo: el Presidente de la Comisión Directiva con el “Jefe” de una actividad deportiva con el Director Técnico de una categoría, con el profesor adjunto y los miembros beneficiarios. Están dispersos por toda la organización, en su semana a semana están en círculos funcionales diferentes.

Este fraccionamiento crea problemas

En particular este fraccionamiento puede fomentar metas incongruentes entre las distintas personas que intervienen. A una tal vez le preocupa que el presupuesto se reduzca y la calidad de atención de los chicos en una disciplina deportiva no importa tanto; a otro, que todos los niños, niñas y adolescentes se diviertan sin más ni más y a otro le preocupa ganar todas las categorías cueste lo que cueste, dando a los beneficiarios calidad de deportistas de alto rendimiento sin que importe ni la diversión ni el presupuesto. Todo en el mismo club, claro está.

Nuestra propuesta es emprender un camino alternativo. En vez de hacer un coctel con todas las personas involucradas en el problema, tomar una parte de esas mismas personas que hoy tienen que tomar a su cargo delinear una nueva actividad o abordar un conflicto, y en lugar de que sigan separarlas en un esquema “departamental”, reunirlas en un equipo de trabajo.

(Atención: no en una Comisión Consultiva = no. Sería un Equipo de Trabajo al que se le requerirá rendir cuentas en términos de resultados en un lapso limitado de tiempo).

No modificamos necesariamente lo que hacen, aunque disponemos las cosas para que lo hagan conjuntamente, integrándose a propósito y con propósito, y no en círculos de influencia separados y en distintos puntos de la organización. En cierto modo, se está volviendo a reunir un grupo de miembros de la entidad que estaban abocados a tareas artificial y puntualmente separadas.

Es una idea muy sencilla que por ello a veces no la aplicamos puntualmente

Cuando se vuelven a juntar los llamamos Equipos de proceso. En otros términos, un equipo de proceso es una unidad que se reúne naturalmente para completar todo un trabajo, una actividad, un proceso.

Estos equipos son de muchas clases y el que conviene en cada caso depende de la naturaleza de la actividad de bien público o problema que haya que abordar.

A uno lo llamamos equipo de casos. En él cierto número de personas con diferentes habilidades trabajan juntas para realizar un trabajo de rutina, recurrente, por ejemplo: lo que se conoce en los campamentos con beneficiarios menores de edad que no se cocinan a sí mismos, el “Equipo de Servicio”, que se ocupa de las infraestructuras generales.

Antes un grupo de jóvenes juntaba a dos padres y madres de cada segmento y los ponía a trabajar en un campamento de manera completamente improvisada. Con el tiempo se buscó en vez de rejuntar durante meses a un grupo de personas que se conocerían en la acción, conectar personas vinculadas a la entidad con habilidades diferentes, formando un equipo que integre a padres y madres, integrando un equipo que campamento a campamento resuelva ese problema.

Otros tipos

Equipos de proceso de otro tipo tienen una vida más corta porque sólo están reunidos el tiempo necesario para realizar una tarea episódica particular. Se los llama equipos ad hoc. Por ejemplo, el proceso de incorporar una nueva disciplina a un club de barrio necesita muchos individuos con diferentes conocimientos –integrantes de la comisión directiva, profesores, padres, adherentes y apoyos, profesores e interesados de las otras disciplinas que deberán ceder horario o espacio o atención-, para que trabajen juntos en un proyecto de puesta en marcha de la actividad.

Una vez que la actividad empieza a fluir de manera estable, permanente y con un flujo de beneficiarios regular, el proyecto, como tal, termina, el equipo se disuelve y sus miembros pueden pasar a otros proyectos u otros equipos. De hecho, es habitual que las organizaciones motivadas por ideales tengan a varios miembros que son simultáneamente miembros de más de un Equipo Ad Hoc y compartir su tiempo entre diversos proyectos.

Un tercer tipo de Equipo de Proceso

Es un equipo de casos, pero consta de una sola persona. Por ejemplo, en una entidad había que responder a una inquietud compleja de un apoyo que quería hacer una donación, pero solo si se destinaba el dinero para determinada actividad y con determinada forma de rendición de cuentas. Esto demandaba el paso de su requerimiento por distintos círculos de la organización. Los dirigentes y miembros del Equipo Líder o Comisión Directiva se pasaban la tarea unos a otros, con los habituales errores y demoras.

Pero cuando la OMI rediseñó el proceso de contención de pedidos de los adherentes y apoyos, integró todo ese recorrido de requerimientos en una sola persona. Ésta se ocupa de recibir la inquietud de manera personaliza y es la que recaba las respuestas de cada uno de los sectores de la organización (a veces se capacita para ser ella misma la que responde apelando a su propio trabajo, investigación o toma de decisiones).

Una entidad puede contar con un equipo de especialistas en procesar inquietudes de este tipo, tener un staff de «estructuradores de negociaciones colaborativas» con la burocracia interna de la entidad. Estas personas tienen acceso a toda la información de la organización, a los órganos de decisión, a todos los miembros de la OMI involucrados y en tal virtud pueden llevar adelante una gestión en forma integral hasta en un 90 por ciento en forma personal, rápida y eficiente.

De esta manera, se canalizan muy rápidamente oportunidades de actividades o la resolución de problemas que evitan una burocratización propia de organismos ineficientes acostumbrados “al peloteo” y pase del trabajo para que lo resuelva “otro”.

Cuidado con el “todos hacemos todo, todo el tiempo” y otras “trampas de arena” de la gestión de estos equipos.

Hay varios “enemigos” de los Equipos de Proceso que hay que señalar, al menos, para que uno pueda no quedar empantanado en ellos. Puntualmente vamos a referenciar tres:

• Las organizaciones de gestión piramidal, plagadas de Líderes de Equipo personalistas, poco propensos a la delegación o la transformación del liderazgo efectivo, preferirán SU burocracia institucional que conocen, manejan y que incluso han alimentado para “tener el poder”;
• Las organizaciones que ante cualquier problema o nueva oportunidad crean una “Comisión” que se ocupe de ello; en general, como no se trata de un equipo de trabajo de gestión y liderazgo institucional sino un cuerpo colegiado dedicado a encontrar defectos, los proyectos que caigan en ella no tendrán un tratamiento ni rápido, ni positivo y mucho menos constructivo y efectivo;
• Los dirigentes que antes que confiar en otros líderes prefieren “martirizar” a todos los miembros del staff de gestión de la organización haciendo que TODOS formen parte obligatoriamente del Equipo de Proceso, provocando la inutilidad de la herramienta por su aplicación claramente inconsistente. En vez de integrarlo con los capaces o motivados, “metemos a todos” y “de aquí no se va nadie hasta que no terminamos con la solución de este problema”. Un desgaste total.

Esperamos que la herramienta les resulte de provecho. Por favor tomen la idea, denle una vuelta en su OMI, experiméntenla y hágannos saber si les ha resultado útil al igual que las experiencias negativas con estas trampas de arena. Todos los comentarios son bienvenidos.

Aquí nos despedimos hasta la próxima semana. Nuestro deseo es que suprima las preocupaciones y disfrute de la vida de la Organización Motivada por Ideales en la que desarrolla su espíritu de servicio.

Créalo o no, puede ser protagonista del cambio de paradigma organizacional de una OMI. Anímense a estudiar. Tenemos publicados más de ochenta (80) artículos para que cada semana del año, tengan algo con qué inspirar al Equipo Líder al que pertenece.

Todos los viernes, aquí mismo, SÍ, encontrará algo nuevo! Sean ustedes Bienvenidos!!!

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Consultoría en Análisis Organizacional – de CANO MANAGEMENT ORGANIZACIONAL

ATENCIÓN: A pedido del público estamos llevando adelante una encuesta respecto del interés que hay para que el año que viene iniciemos un podcast y video conferencias. Como sabrán este emprendimiento social se ha asumido con mucha responsabilidad y cada actividad implica un desafío que tratamos de llevar adelante con la mejor calidad que nos es posible.

Esto implica una inversión nueva y distinta; primero necesitamos asegurarnos que hay una inquietud e interés legítimo. Por lo tanto, hemos establecido que asumiremos este requerimiento siempre que haya una cantidad significativa de dirigentes de OMI que nos den su pulgar arriba. Entonces, si es de su interés que encaremos este proyecto, por favor, denos su apoyo en los comentarios al final del presente. Muchas gracias.