¿Cómo avanzar en el cumplimiento de la misión mediante la satisfacción de las expectativas de jóvenes y dirigentes?
La mayoría de las organizaciones motivadas por ideales dicen haber implementado sistemas formales para satisfacer las necesidades de los jóvenes, adultos y patrocinadores desde la óptica institucional. Pero ¿es así?
No es la primera vez que en nuestro blog abordamos el tema de los procesos de calidad, evaluación de desempeño y diagnósticos organizacionales para las nuevas planificaciones estratégicas. La idea de hoy es abordar el reto que en primera instancia tienen las OMI que incipientemente están innovando, de medir la efectividad de sus actividades y programas implementados en los últimos dos años, junto con el grado de satisfacción que generan en los beneficiarios. Ello porque ante la escases de determinados recursos buscamos optimizar la ecuación costo/beneficio de tales actividades y programas.
Las organizaciones necesitan evolucionar el concepto de efectividad o impacto, no solo como un compromiso sino como una capacidad de la organización. La fuente consultada para el artículo del día de hoy es el trabajo de la Oficina Scout Interamericana, en la persona de Omar Lugo, en una publicación de la Red de Desarrollo Institucional, que agrega estas pinceladas tan relevantes:
Los procesos de calidad traducen el compromiso organizacional en resultados los cuales ayudan a:
- Determinar cuándo, dónde y cómo las actividades y los programas cumplen con las expectativas de los miembros.
- Medir el desempeño de la administración en los dirigentes con responsabilidades institucionales.
- Identificar de manera práctica mecanismos que nos permitan mejorar los servicios que se ofrecen a la comunidad y su zona de influencia.
La importancia de los procesos de calidad
Los procesos de calidad en las organizaciones se pueden definir en parte como aquellas herramientas de gestión institucional que colaboran en forma directa con la precisión, confiabilidad y puntualidad de los informes, actividades y programas resultantes de aquellos y el impacto real y que efectivamente se produce en la comunidad. En particular aquellos que logran desplegarse en la forma que los líderes responsables supuestamente habían planificado.
En este sentido, tanto en su realización como en su evaluación, los resultados de las actividades y programas deben ser lo más precisos posibles en todos los aspectos.
A partir de haber puesto en práctica algunas ideas de las que desarrollamos en nuestra web el año pasado y el presente, en especial aquellos que hayan participado de alguna de las actividades desplegadas por nosotros, las actividades directamente relacionadas con el concepto abordado en el día de hoy, deben ser confiables y los informes deben ser oportunos para ser útiles en un entorno de cambio y renovación como el presente.
Menos del 1%
Al pensar y poner en práctica conceptos y acciones vinculados a procesos de calidad, lo que implica entre otras cosas realizar mediciones, existe algún nivel de inexactitud. El desafío del Equipo Líder y de toda la organización una vez que comprende a qué se empieza a jugar a partir de ahora, es reducir el nivel de “inexactitud” de informes, programas y acciones tanto como les sea posible.
Dadas las limitaciones de recursos aplicados por las organizaciones a sus primeros sistemas de gestión de la calidad (pues a medida que se descubren sus beneficios es menos la puja que hay por la aplicación de recursos para ello), un nivel de precisión del 99% puede a primera vista parecer aceptable.
Pero el error del 1% resultante puede volverse bastante grande en un sistema donde ocurren muchos eventos.
Comunidad
Las OMI producen actividades de bien público que tienen una amplia relevancia no solo en la entidad o disciplina con la que ella colabora, sino principalmente en la sociedad. Por lo tanto, a medida que las actividades vuelven a ponerse en movimiento, los entornos de desarrollo social y los resultados de nuestros programas empiezan a depender de la precisión de las pruebas e informes vinculados a los procesos de calidad.
Si se aportan evaluaciones de resultados inexactos, las consecuencias pueden ser significativas, y podremos encontrarnos con:
- tratamiento innecesario de problemas o realización de actividades sin interesados;
- complicaciones en el abordaje de temas de planificación estratégica del año que viene;
- enfoque inadecuado de un conflicto organizacional;
- retraso en el análisis correcto de una situación organizacional en posible tensión;
- intentos de diagnóstico organizacional adicionales e innecesarios.
Estas consecuencias dan como resultado un mayor costo de tiempo y esfuerzo del equipo de dirigentes de la organización y a menudo lleva a malos resultados para los beneficiarios y por lo tanto a un impacto negativo en la zona de influencia de la OMI.
Alto nivel de precisión y confiabilidad
¿Cuántas de las evaluaciones que tenemos en nuestras mesas de trabajo de la organización hoy en día podemos certificar que son precisas y confiables?
Para lograr el más alto nivel de precisión y confiabilidad, es esencial que desde la Comisión Directiva (o similar), pasando por los Equipos Líderes, profesores o dirigentes y ayudantes, se aprenda a realizar todos los procesos y procedimientos de planificación/evaluación de actividades y programas de la mejor manera posible y de forma CONSCIENTE.
Una organización es un sistema complejo, que implica muchas actividades e involucra a muchas personas. La complejidad del sistema requiere que todos los procesos y los procedimientos se realicen correctamente. Por lo tanto, el establecimiento de una política de proceso de calidad (y, posteriormente, un modelo sistema de gestión de la calidad, que analiza poco a poco todo lo que hacemos, como lo hacemos, para qué lo hacemos y los resultados que obtenemos (intra institución y comunidad)), son importantes para lograr buenos frutos de construcción comunitaria de largo plazo.
Sistemas de gestión de la calidad
Nuestra experiencia marca que un sistema de gestión de la calidad llevado a la acción en un ámbito que en principio no parece el propio, es sumamente relevante para logros extraordinarios luego de tres años de su implementación.
SGC, así se denomina a este concepto en el ámbito de las empresas principalmente y puede definirse como una serie de “actividades coordinadas para ordenar, dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad”. Esta definición es utilizada por la Organización Internacional de Normalización (ISO).
En un sistema de gestión de la calidad, todos los aspectos del funcionamiento de la organización, incluidos:
- la estructura organizativa,
- los procesos y
- los procedimientos,
deben abordarse para asegurar la calidad de las actividades, programas, proyectos e impacto que todos ellos tienen en la comunidad. Asimismo, es un sistema que colabora efectivamente con la prevención de riesgos organizacionales.
Nuestro prisma apunta a ver a nuestros beneficiarios, dirigentes y adherentes, todos, como personas beneficiadas por la impronta que implica para una entidad plantear y llevar adelante políticas de gestión institucional como estas.
Medular
Un punto medular para desarrollar procesos de calidad es generar información relevante de la organización, que nos permita monitorear el desempeño de dichos procesos y su operación. En este sentido, un reto concreto para las OMI sería definir un mecanismo que permita medir el impacto de la actividad o programa en los beneficiarios en cuanto a las actitudes, conocimientos y valores que sean resultado de un buen despliegue de la actividad de la institución y, por tanto, de una buena vida en la entidad y su entorno.
El siguiente paso en el manejo de información es procesarla y convertirla en conclusiones y aprendizajes. Es muy importante que la organización desarrolle mecanismos formales de evaluación de dicha información, para que sirva de base en la toma de decisiones apropiadas y sobre todo para que facilite actuar en consecuencia.
Aprendizajes
Por último, pero no menos importante, es insistir en que las organizaciones están llamadas a ser motores de la construcción de cultura. Por tanto, ante nuevos indicadores que nos revelan algún punto débil, cuando no varios, estamos invitados a fomentar la incorporación de conocimientos. Capacitarnos para que nuestro punto débil de hoy sea nuestra nueva fortaleza de mañana, en forma contundente.
Siempre mejor: esta es una premisa que aprendemos desde pequeños en nuestra casa y en la escuela. Pero ante determinadas complejidades de la vida (y las organizaciones no escapan a la vorágine), dejamos de ponerla en el centro de manera especial y específica.
Por ello, dijimos al principio que el abordaje del concepto de hoy pasaba en primer lugar por hacerlo organizacionalmente consciente. Entonces, ahora sí, el Equipo Líder está invitado a tomar papel y lápiz y escribir ¿Qué podemos hacer hoy para que las actividades del año que viene se hagan siempre mejor?
Aquí nos despedimos hasta la próxima semana. Nuestro deseo es que suprima las preocupaciones y disfrute de la vida de la Organización Motivada por Ideales en la que desarrolla su espíritu de servicio.
Créalo o no, puede ser protagonista del cambio de paradigma organizacional de una OMI. Anímense a leer, criticar, comentar y compartir. Tenemos publicados más de noventa (90) artículos para que cada semana del año tengan algo con qué inspirar a su Equipo de trabajo.
¡Todos los viernes, aquí mismo, sí, encontrará algo nuevo! ¡Sean ustedes Bienvenidos y por favor, difundan nuestra obra!
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Consultoría en Análisis Organizacional – de CANO MANAGEMENT ORGANIZACIONAL
ATENCIÓN: A pedido del público estamos llevando adelante una encuesta respecto del interés que hay para que el año que viene iniciemos un podcast y video conferencias. Como sabrán este emprendimiento social se ha asumido con mucha responsabilidad y cada actividad implica un desafío que tratamos de llevar adelante con la mejor calidad que nos es posible.
Esto implica una inversión nueva y distinta; primero necesitamos asegurarnos que hay una inquietud e interés legítimo. Por lo tanto, hemos establecido que asumiremos este requerimiento siempre que haya una cantidad significativa de dirigentes de OMI que nos den su pulgar arriba. Entonces, si es de su interés que encaremos este proyecto, por favor, denos su apoyo en los comentarios al final del presente. Muchas gracias.