TIPS PARA TENER UNA REUNIÓN
EFECTIVA Y PRODUCTIVA, incluso si es virtual

Culminando el artículo de la semana pasada (Mejores Reuniones = Mejores Decisiones – de CANO MANAGEMENT ORGANIZACIONAL) hacemos foco en los asistentes, pues para ellos es importante…

El artículo de la semana pasada tuvo una recepción importante. Ello no solo nos obliga, sino más bien nos motiva a entregar hoy la tercer reflexión que nos faltaba y sumar una serie de ideas imprescindibles para la dinámica de virtualidad que ha llegado, en parte, para quedarse.

¿Cuál es el rol de cada uno?

Tan importante como lo es para las reuniones tener un propósito claro y para los asistentes saber si deben debatir o decidir, es conocer quién tomará la decisión. En efecto, aun si está claro quién es el responsable designado – incluso uno mismo –, es un error reunirse sin considerar detenidamente los roles de todos los participantes y de qué manera pueden influir en el resultado. Quienes respaldan una actividad determinada buscan vetar informalmente cualquier intento por demorarla o eliminarla, más allá de carecer, por ejemplo, de autoridad para hacerlo.

La falta de claridad de roles puede minar la productividad y provocar frustración cuando las decisiones involucran actividades complejas que atraviesan las fronteras organizacionales.

En una organización, una decisión para una nueva actividad se transformó en un asunto con ribetes políticos que debilitó la energía de la organización porque varios líderes creyeron que tenían poder de decisión en sectores superpuestos de la actividad. Para confundir aún más las cosas, la decisión final fue tomada por un comité en el que ninguno de sus miembros tenía autoridad clara para decidir.

La rendición de cuentas borrosa también puede tener repercusiones inmediatas en una era donde la velocidad y la agilidad constituyen ventajas competitivas. Una importante unidad de una entidad dejó pasar la posibilidad de una actividad de servicio prioritaria porque el líder de la unidad creyó que el Presidente (o similar) y la Comisión Directiva debían aprobar todas las actividades.

Por su parte, el Presidente de la Comisión Directiva pensó que el líder de la unidad podía haber tomado la decisión. Antes de resolver este malentendido, apenas 48 horas después, otra entidad de bien público cumplió la actividad de servicio

Para entender con claridad los roles y las responsabilidades en una reunión, los especialistas son partidarios de usar una lista simple, aunque bastante amplia, de tipos de responsabilidades.

Esta lista debería asegurarles identificar la esencia de cuatro roles al momento de organizar su próxima reunión.

Tener presente que el convocante puede provenir de cualquiera de estos roles y desempeñar las dos funciones a la vez.

Todos estos actores tienen gran importancia, y usted debe hacérselos saber, independientemente de que se los prive de poder de decisión, derecho de voto, facultad de veto o la posibilidad de escalar la decisión

Recuerde: que alguien no pueda votar no significa que ello le impida manifestar su opinión. Las mejores decisiones son el resultado de un proceso cuidadoso y meditado. Contar con roles claros ayudará a que el proceso sea riguroso y a la vez rápido.

LA MIRADA DE TURISTA

Tener en el equipo de toma de decisiones una persona que aporte lo que nosotros llamamos la mirada del turista, es una dinámica positiva (y la expondremos en un artículo especial dentro de un mes). Ahora bien, contar en la sala con un ómnibus repleto de turistas, por decirlo de alguna manera, es un drama organizacional.

Muchos integrantes de la OMI, apoyos, adherentes, voluntarios en general, beneficiarios, incluso miembros de la comunidad, desearán estar al tanto de lo que sucede e incluso tendrán que ser convocados ocasionalmente; pero si no tienen un rol específico en el proceso de toma de decisión, no deben participar en la reunión (esto no significa que la reunión deba ser secreta; nosotros alentamos la transparencia organizacional).

Pero no podemos contar en la sala (o en línea), con un montón de personas que «opinan sin saber» de lo que se está hablando, o saben de lo que están hablando pero no serán parte de la puesta en marcha o no pesa en sus hombros la responsabilidad de la decisión que se tomará. En este sentido, y aunque parezca anacrónico, somos partidarios de establecer una fuerte disciplina, mantener al margen a los turistas y buscar otros medios de participación, para compartir la visión y las decisiones a los actores responsables.

Tener en cuenta que los turistas acuden por una razón y la presencia de muchos de ellos puede ser señal de problemas mayores

Está en la naturaleza humana querer saber qué está sucediendo. Si no se les proporciona una idea clara acerca del lugar que ocupan en las decisiones a adoptar, probablemente se escucharán quejas y, podríamos decir, que merecidas. Para prevenirlo, se debería comunicar no solo el resultado de una reunión, sino también sus implicancias para los distintos roles en la OMI. Si la organización es grande, comparta la visión con otros líderes y con sus equipos de trabajo directos para ayudarlos.

Las OMI más exitosas emplean múltiples canales y vehículos para compartir y reforzar la información sobre decisiones y actividades importantes. Las peores suelen dejarlo librado al «radio pasillo».

Podría haber un sinnúmero de situaciones en que un “invitado” parezca una idea perfectamente razonable, por caso si se desea brindar a un miembro de la entidad con alto potencial la posibilidad de tener exposición. Si efectivamente contribuye a alguno de los roles detallados, no hay razón para no hacerlo. Pero lo más probable es que incurra en uno o más de los defectos que describimos en los últimos artículos. Si lo que busca es exposición para un dirigente, será más conveniente sugerir al Presidente de la Comisión Directiva (o similar) que organicen un almuerzo con las autoridades de la institución.

En este sentido culmina el artículo de divulgación de los autores tomados como una de nuestras fuentes de hoy, Aaron De Smet, Gregor Jost y Leigh Weiss, y que nos enseñara Natalia López Conde.

IMPRESCINDIBLES PARA TENER UNA REUNIÓN
VIRTUAL EFECTIVA Y PRODUCTIVA

Preparar el temario:

A. Una reunión puede tener muchos propósitos, pero puede cumplir solamente con hasta tres objetivos. ¿Cuáles son? Si tenemos más de tres objetivos, hay que dejar lo que se considera excedente para abordarlo de otra manera o en otro momento.

B. No importa que la reunión aborde temas de fondo, operativos o decisiones de forma. Es mejor, si se va a «rendir cuentas», contar con un PowerPoint (o similar) de respaldo, esto da una mejor imagen, le hace ver a los asistentes que hay trabajo detrás y permite fijar ideas fuerza;

C. Es fundamental que todos los asistentes dispongan anticipadamente de los temas que abordarán: la segunda invitación, después del Flyer, debe ser autosuficiente, si a uno se le cae la conexión o sucede un imponderable al orador o al oyente o al participante, la información se transmitió de igual modo. Además se da la oportunidad de que los asistentes preparen lo que deben aportar, debatir o decidir.

D. Si los tres primeros pasos se cumplieron, en vez de parecer un dictado de la «maestra ciruela», al principio y al final se puede abrir una instancia de feedback para recoger inquietudes de los demás para incorporar aspectos a tratar.-

E. Especifica el horario de inicio y finalización.

Comenzar y terminar a horario, estrictamente y el que no está, llega tarde o se va temprano, que vea la grabación (siempre grabar, siempre grabar)

A. Una reunión virtual es un espacio del que uno puede abusar por lo desestructurada que aparentemente es, cuidado: tiene la misma dinámica que una reunión de trabajo en forma presencial. Para no perder público en la próxima, hay que hacer que cada minuto cuente;

B. Las exposiciones deben ir rápidamente a lo medular, porque la gente se aburre más rápido y el feedback que tenemos no es inmediato; esto implica que toda la información que pueda ser compartida en forma anticipada por otros medios (a saber: mails con datos, flyers con información de una actividad o forma de llevarla a cabo, mensajes de WSP explicativos), debe estar abordada por los participantes antes de ahora;

C. Determinar quién lidera la reunión: Puede ser el máximo responsable de un equipo o, dentro del liderazgo colaborativo, impulsamos que pueda ser un rol rotativo dependiendo de los asuntos a tratar. A ese responsable, le sumamos Oratoria: quien coordina tiene que tener un discurso preparado (por eso se apoya en el PPT), para que su disertación no esté plagada de muletillas (en Argentina, por ejemplo: Eeeehhh! Esteeee!) y no aburra en giros vacíos.-

Solicitar comentarios de las personas asistentes en momentos especiales y específicos

A. La apertura de micrófonos de los demás debe ser solo en el momento de su exposición o al principio o al final, en el caso de las personas que no van a exponer especialmente. Las interrupciones y los micrófonos copados por quienes no son los protagonistas del día en el caso de que se vayan por las ramas (decimos por aquí), aburren (siempre con todo respeto).-

B. Si la reunión no puede abarcar más de tres temas, TRES, podrás tener como máximo tres oradores.- Verifica antes de la reunión que tienen preparado lo que van a decir, el tiempo de exposición y si es posible que acompañen lo que van a comentar con una presentación tipo PPT o similar (que tu verás antes de la reunión).-

C. Si quieres chequear cómo está el público, invita a que hagan comentarios SOLAMENTE a través del chat (por escrito o con emoticones), y ten un colaborador que se dedique a observar el mismo y que al final te diga cuáles
fueron las preguntas o dudas que quedaron en el aire.-

D. Si quieres saber –esto solo mientras sigamos en pandemia- cómo se sienten o qué piensan durante la reunión, todo lo deben canalizar por el chat. Evitarás tener una persona que cope la reunión y que no esté debidamente preparada para hablar y/o distraiga y/o disuada de una próxima participación a los demás.-

EXTRA:

Ten siempre material con el resumen de lo tratado para hacer llegar al final de la reunión por WSP o mail o el medio de comunicación por el que hayas convocado.-

Refuerzas:
 Imagen institucional;
 Trabajo puesto para la reunión;
 Valoras el tiempo y esfuerzo de los participantes.-

Prensa y difusión

A. Ten pre-preparada una gacetilla de prensa con los resultados que preveías de la reunión como si hubieran pasado tal y como tu querías.

Luego: agrega una captura de pantalla con los asistentes y precisa el texto de acuerdo a lo que realmente pasó.

Esta gacetilla de prensa debería enviarse a los referentes institucionales dentro de las 24 horas de la reunión, para lograr un efecto institucional multiplicador.-

B. Recuerda, si uno no comunica de manera organizacionalmente transparente, los demás dirán lo que tu no digas.-

Una reunión virtual de trabajo que respetó estos tip`s, seguramente tendrá mejores resultados, eficaces y efectivos, además que predispondrá positivamente a los concurrentes para volver a la próxima.-

Aquí nos despedimos hasta la próxima semana. Nuestro deseo es que suprima las preocupaciones y disfrute de la vida de la Organización Motivada por Ideales en la que desarrolla su espíritu de servicio.

Créalo o no, puede ser protagonista del cambio de paradigma organizacional de una OMI. Anímense a estudiar. Tenemos publicados más de setenta (70) artículos para que cada semana del año, tengan algo con qué inspirar al Equipo Líder al que pertenece.

Todos los viernes, aquí mismo, SÍ, encontrará algo nuevo! Sean ustedes Bienvenidos!!!

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Consultoría en Análisis Organizacional – de CANO MANAGEMENT ORGANIZACIONAL

ATENCIÓN: A pedido del público estamos llevando adelante una encuesta respecto del interés que hay para que el año que viene iniciemos un podcast y video conferencias. Como sabrán este emprendimiento social se ha asumido con mucha responsabilidad y cada actividad implica un desafío que tratamos de llevar adelante con la mejor calidad que nos es posible.

Esto implica una inversión nueva y distinta; primero necesitamos asegurarnos que hay una inquietud e interés legítimo. Por lo tanto hemos establecido que asumiremos este requerimiento siempre que haya una cantidad significativa de dirigentes de OMI que nos den su pulgar arriba. Entonces, si es de su interés que encaremos este proyecto, por favor, denos su apoyo en los comentarios al final del presente.- Muchas gracias.-

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