Reuniones Efectivas y a Distancia

TIPS PARA TENER UNA REUNIÓNEFECTIVA Y PRODUCTIVA, incluso si es virtual Culminando el artículo de la semana pasada (Mejores Reuniones = Mejores Decisiones – de CANO MANAGEMENT ORGANIZACIONAL) hacemos foco en los asistentes, pues para ellos es importante… el propósito claro de la reunión saber si se va a debatir o decidir y conocer quiénes tomarán las decisiones El artículo de la semana pasada tuvo una recepción importante. Ello no solo nos obliga, sino más bien nos motiva a entregar hoy la tercer reflexión que nos faltaba y sumar una serie de ideas imprescindibles para la dinámica de virtualidad que ha llegado, en parte, para quedarse. ¿Cuál es el rol de cada uno? Tan importante como lo es para las reuniones tener un propósito claro y para los asistentes saber si deben debatir o decidir, es conocer quién tomará la decisión. En efecto, aun si está claro quién es el responsable designado – incluso uno mismo –, es un error reunirse sin considerar detenidamente los roles de todos los participantes y de qué manera pueden influir en el resultado. Quienes respaldan una actividad determinada buscan vetar informalmente cualquier intento por demorarla o eliminarla, más allá de carecer, por ejemplo, de autoridad para hacerlo. La falta de claridad de roles puede minar la productividad y provocar frustración cuando las decisiones involucran actividades complejas que atraviesan las fronteras organizacionales. En una organización, una decisión para una nueva actividad se transformó en un asunto con ribetes políticos que debilitó la energía de la organización porque varios líderes creyeron que tenían poder de decisión en sectores superpuestos de la actividad. Para confundir aún más las cosas, la decisión final fue tomada por un comité en el que ninguno de sus miembros tenía autoridad clara para decidir. La rendición de cuentas borrosa también puede tener repercusiones inmediatas en una era donde la velocidad y la agilidad constituyen ventajas competitivas. Una importante unidad de una entidad dejó pasar la posibilidad de una actividad de servicio prioritaria porque el líder de la unidad creyó que el Presidente (o similar) y la Comisión Directiva debían aprobar todas las actividades. Por su parte, el Presidente de la Comisión Directiva pensó que el líder de la unidad podía haber tomado la decisión. Antes de resolver este malentendido, apenas 48 horas después, otra entidad de bien público cumplió la actividad de servicio Para entender con claridad los roles y las responsabilidades en una reunión, los especialistas son partidarios de usar una lista simple, aunque bastante amplia, de tipos de responsabilidades. Esta lista debería asegurarles identificar la esencia de cuatro roles al momento de organizar su próxima reunión. Tener presente que el convocante puede provenir de cualquiera de estos roles y desempeñar las dos funciones a la vez. Responsables por la Decisión: Son las únicas personas con facultad para consensuar y/o votar, con el deber de decidir de la manera que juzguen más conveniente; si se estancan, tienen que consensuar cómo escalar la decisión o destrabar el proceso, incluso si esto implica “discrepar y comprometerse”. Asesores que dan su opinión y dan forma a la decisión: Tienen una voz externa en el establecimiento del contexto de la decisión, pero una gran participación en su resultado; por ejemplo, la decisión podría afectar su actividad en la OMI al terminar la reunión. Pero no tienen facultad de consensuar y/o votar en torno a la decisión. Recomendadores: Conducen los análisis, exploran alternativas, analizan pros y contras y en última instancia sugieren un curso de acción a los asesores y los responsables por la decisión. Observan las implicancias de la medida en el día a día, pero carecen de facultad para consensuar y/o votar. En general, cuantos más recomendadores, mejor para el proceso – pero no en la fase de toma de las decisiones propiamente dichas. Socios en la Ejecución: En principio no tienen ni voz ni facultad para consensuar ni votar, pero se involucran profundamente en la implementación de la decisión y por lo tanto se los debe mantener informados. Para lograr velocidad y claridad, será esencial tener a las personas adecuadas en la sala (o en línea) al momento de tomar la decisión para que puedan responder dudas y detectar errores que podrían obstaculizar la implementación. Todos estos actores tienen gran importancia, y usted debe hacérselos saber, independientemente de que se los prive de poder de decisión, derecho de voto, facultad de veto o la posibilidad de escalar la decisión Recuerde: que alguien no pueda votar no significa que ello le impida manifestar su opinión. Las mejores decisiones son el resultado de un proceso cuidadoso y meditado. Contar con roles claros ayudará a que el proceso sea riguroso y a la vez rápido. LA MIRADA DE TURISTA Tener en el equipo de toma de decisiones una persona que aporte lo que nosotros llamamos la mirada del turista, es una dinámica positiva (y la expondremos en un artículo especial dentro de un mes). Ahora bien, contar en la sala con un ómnibus repleto de turistas, por decirlo de alguna manera, es un drama organizacional. Muchos integrantes de la OMI, apoyos, adherentes, voluntarios en general, beneficiarios, incluso miembros de la comunidad, desearán estar al tanto de lo que sucede e incluso tendrán que ser convocados ocasionalmente; pero si no tienen un rol específico en el proceso de toma de decisión, no deben participar en la reunión (esto no significa que la reunión deba ser secreta; nosotros alentamos la transparencia organizacional). Pero no podemos contar en la sala (o en línea), con un montón de personas que «opinan sin saber» de lo que se está hablando, o saben de lo que están hablando pero no serán parte de la puesta en marcha o no pesa en sus hombros la responsabilidad de la decisión que se tomará. En este sentido, y aunque parezca anacrónico, somos partidarios de establecer una fuerte disciplina, mantener al margen a los turistas y buscar otros medios de participación, para compartir la visión y las decisiones a los actores responsables. Tener en cuenta que los turistas