Equipos de Proceso

Cambiar las unidades de trabajo de la OMI de tanto en tanto y pasar de la estructura basada en departamentos funcionales estáticos a equipos de proceso dinámicos. Los equipos de proceso, grupos de personas que trabajan juntas para realizar un proceso -valga la redundancia- total, resultan ser una manera lógica de re-organizar algunas actividades. Estamos buscando el apoyo de 10.000 lectores. Comparta nuestra publicación semanal y las cien anteriores con toda organización que usted considere que lo necesita y contáctese con nosotros para formalizar una micro-donación mensual de un dólar, a fin de sostener nuestra labor. Muchas gracias. Contacto Las organizaciones motivadas por ideales están invitadas a rediseñar su gestión a fin de evitar la auto-burocratización y perder oportunidades que requieren atención expeditiva. Más hoy en día que hace diez años atrás, la velocidad de acción y reacción es un factor determinante para la sostenibilidad de determinadas entidades. En determinados momentos hay que volver a “juntar” el trabajo que Adam Smith y Henry Ford dividieron en pequeños pasos hace muchos, muchos años. El artículo de hoy toma como fuente parte del trabajo de Michael Hammer y James Champy, cuando escribieron una obra sobre re-ingeniería para empresas; obra sobre la que volveremos de aquí a fin de año un par de veces más (no se lo pierdan). Los equipos de proceso no incluyen “representantes” de todos los departamentos, secciones o divisiones funcionales internas interesadas, sino que reemplazan la antigua estructura departamental. Si bien hay diversas clases de equipos de proceso, nos referiremos a tres tipos particulares cuando usamos éste término. Pensemos en el paso de un pedido a través de una organización (una idea para una nueva actividad o un reclamo de un grupo de padres y madres, por ejemplo). En estos casos suele requerirse el involucramiento de muchas personas de distintos sectores de la entidad de bien público. Aunque estas personas no están integradas organizacionalmente. Siguiendo el ejemplo: el Presidente de la Comisión Directiva con el “Jefe” de una actividad deportiva con el Director Técnico de una categoría, con el profesor adjunto y los miembros beneficiarios. Están dispersos por toda la organización, en su semana a semana están en círculos funcionales diferentes. Este fraccionamiento crea problemas En particular este fraccionamiento puede fomentar metas incongruentes entre las distintas personas que intervienen. A una tal vez le preocupa que el presupuesto se reduzca y la calidad de atención de los chicos en una disciplina deportiva no importa tanto; a otro, que todos los niños, niñas y adolescentes se diviertan sin más ni más y a otro le preocupa ganar todas las categorías cueste lo que cueste, dando a los beneficiarios calidad de deportistas de alto rendimiento sin que importe ni la diversión ni el presupuesto. Todo en el mismo club, claro está. Nuestra propuesta es emprender un camino alternativo. En vez de hacer un coctel con todas las personas involucradas en el problema, tomar una parte de esas mismas personas que hoy tienen que tomar a su cargo delinear una nueva actividad o abordar un conflicto, y en lugar de que sigan separarlas en un esquema “departamental”, reunirlas en un equipo de trabajo. (Atención: no en una Comisión Consultiva = no. Sería un Equipo de Trabajo al que se le requerirá rendir cuentas en términos de resultados en un lapso limitado de tiempo). No modificamos necesariamente lo que hacen, aunque disponemos las cosas para que lo hagan conjuntamente, integrándose a propósito y con propósito, y no en círculos de influencia separados y en distintos puntos de la organización. En cierto modo, se está volviendo a reunir un grupo de miembros de la entidad que estaban abocados a tareas artificial y puntualmente separadas. Es una idea muy sencilla que por ello a veces no la aplicamos puntualmente Cuando se vuelven a juntar los llamamos Equipos de proceso. En otros términos, un equipo de proceso es una unidad que se reúne naturalmente para completar todo un trabajo, una actividad, un proceso. Estos equipos son de muchas clases y el que conviene en cada caso depende de la naturaleza de la actividad de bien público o problema que haya que abordar. A uno lo llamamos equipo de casos. En él cierto número de personas con diferentes habilidades trabajan juntas para realizar un trabajo de rutina, recurrente, por ejemplo: lo que se conoce en los campamentos con beneficiarios menores de edad que no se cocinan a sí mismos, el “Equipo de Servicio”, que se ocupa de las infraestructuras generales. Antes un grupo de jóvenes juntaba a dos padres y madres de cada segmento y los ponía a trabajar en un campamento de manera completamente improvisada. Con el tiempo se buscó en vez de rejuntar durante meses a un grupo de personas que se conocerían en la acción, conectar personas vinculadas a la entidad con habilidades diferentes, formando un equipo que integre a padres y madres, integrando un equipo que campamento a campamento resuelva ese problema. Otros tipos Equipos de proceso de otro tipo tienen una vida más corta porque sólo están reunidos el tiempo necesario para realizar una tarea episódica particular. Se los llama equipos ad hoc. Por ejemplo, el proceso de incorporar una nueva disciplina a un club de barrio necesita muchos individuos con diferentes conocimientos –integrantes de la comisión directiva, profesores, padres, adherentes y apoyos, profesores e interesados de las otras disciplinas que deberán ceder horario o espacio o atención-, para que trabajen juntos en un proyecto de puesta en marcha de la actividad. Una vez que la actividad empieza a fluir de manera estable, permanente y con un flujo de beneficiarios regular, el proyecto, como tal, termina, el equipo se disuelve y sus miembros pueden pasar a otros proyectos u otros equipos. De hecho, es habitual que las organizaciones motivadas por ideales tengan a varios miembros que son simultáneamente miembros de más de un Equipo Ad Hoc y compartir su tiempo entre diversos proyectos. Un tercer tipo de Equipo de Proceso Es un equipo de casos, pero consta de una sola persona.