El verdadero Liderazgo inicia con la concentración necesaria para dedicarnos a una labor concreta durante horas, para conseguir que el resultado del trabajo realizado sea lo más brillante posible
¿Por qué la multitarea (multitasking) es mala para los negocios y las organizaciones?
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La semana pasada iniciamos un camino de análisis –La adicción a la distracción – de CANO MANAGEMENT ORGANIZACIONAL– que tuvo mucha repercusión en las redes y nos han llovido pedidos para continuar. El concepto principal es que estar ocupado, incluso estar muy ocupado, no es sinónimo de ser productivo o de estar yendo hacia algún lado. La imagen que se nos viene a la mente es la del perro corriendo en círculos tratando de morder su cola.
Obviamente que alentamos ser pro-activos. Tal y como dice una canción “la suerte es amiga de la acción”, y nosotros creemos y practicamos dicha premisa (y la expresamos en cuanta actividad realizamos). Ahora bien, si por un momento pensamos que
- estar con un ojo en un par de aplicaciones del Smartphone (redes sociales y mensajes),
- el otro ojo en la pantalla de la computadora que la tenemos dividida entre el correo electrónico y la tarea específica,
- nuestra mano está bosquejando algo con un bolígrafo en un papel
- y hablamos por teléfono con la otra,
y creemos que con ello obtendremos buenos resultados, la respuesta conforme la neurociencia y las estadísticas laborales, expresan exactamente lo contrario.
Una aclaración que es dable hacer es la siguiente: la multitarea no se algo que se deba alentar en los ámbitos de gestión institucional o empresarial, como tampoco lo son la pasividad en el ámbito de los colaboradores de las compañías y entidades. Son dos extremos que van en detrimento de la calidad de vida y los objetivos de todas las partes.
Asimismo, si no lo hemos hecho hasta ahora, dedicaremos el capítulo de la semana que viene a hablar sobre la diferenciación entre pro-actividad y reactividad, ya que en los ámbitos de trabajo de todo tipo de organizaciones se toma a una como si fuera lo mismo. Y aunque en el corto plazo pueden mimetizarse, en el mediano y largo plazo pueden ser organizacionalmente letales.
Es más, desde el punto de vista de la conducción de una organización, se cree que se quisiera contar con un ejército de integrantes reactivos, cuando en verdad lo más fructífero y sano para todas las partes involucradas en realidad sería ideal contar con un equipo de trabajo pro-activo. Lo dejamos para la semana que viene mientras lo invitamos a que busque en nuestro blog artículos relacionados (Blog – Cóndor Emprendedor – de CANO MANAGEMENT ORGANIZACIONAL).
“Se pierden mil millones”
Conforme las fuentes consultadas para el artículo de esta semana, cada año se pierden mil millones de horas laborales debido a la multitarea. ¿Parece una contradicción, o no? El punto es que cambiar constantemente entre tareas puede destruir la productividad y generar una pérdida de tiempo que vistas en planillas de control de labores llevadas a cabo al efecto, dejarían boquiabierto al más incrédulo.
Hemos podido ver planillas en las que casi media jornada laboral (si, leyó bien, poco menos del 50% de su tiempo en la organización o trabajo), se diluye en el cambio de tareas constantes.
Señalan los expertos que los estudios han encontrado que el tiempo acumulado que se pierde al cambiar de tarea dificulta la productividad; hace que nuestras vidas sean más estresantes y afecta nuestra motivación y estado de ánimo.
Esto no quiere decir que una persona deba trabajar sin perder un minuto como si fuera un robot, está claro. El problema es cuando la persona se siente que la están presionando como si fuera un robot y en verdad el problema que tiene entre manos es su propia mala gestión de la concentración. La distracción tratando de hacer todo el tiempo todo junto, como si ello fuera posible y sin costo, es una falacia que nos juega muy en contra.
¿No le ha pasado que culmina el día de trabajo o en una organización benéfica y siente que no avanzó nada pese a haber estado muy ocupado?
La Multitarea y las Armas de Distracción Masiva = El Problema
Nuestros cerebros, son curiosos y adictos a ahorrar energía. La concentración insume atención y esa atención cuesta, por lo tanto ante una distracción nuestra naturaleza juega como si fuera un adicto y nuestro órgano pensante simplemente se deja llevar por la curiosidad. Al mismo tiempo el cerebro no puede hacer frente a la multitarea de manera efectiva, según una investigación de la Universidad de Michigan.
Cuando las personas cambian entre tareas, hay pequeños costos de tiempo en cada instancia. Quienes realizan varias tareas a la vez, tienen, como se dijo, tiempo no libre derrochado que puede acumularse en cantidades significativas que inhiben la eficiencia general. La Universidad de Sussex descubrió que la multitarea puede dificultar las funciones cerebrales.
Pasar períodos prolongados de tiempo en múltiples dispositivos electrónicos a la vez puede reducir la densidad de la materia gris en el cerebro, lo que reduce el control cognitivo y da como resultado una capacidad de atención deficiente.
La multitarea en el lugar de trabajo
El impacto de la distracción a través de la multitarea depende de las labores específicas en cuestión. Es posible que uno mismo pueda realizar muchas tareas domésticas diferentes al mismo tiempo, como doblar la ropa mientras miramos la televisión. En el lugar de trabajo, si bien puede parecer que las personas están haciendo muchas cosas en un corto período de tiempo, la multitarea es improductiva porque a menudo resulta un trabajo de mala calidad y con más errores.
Por ejemplo, si estamos haciendo malabares con una video-conferencia con un cliente, recibimos interrupciones de colegas y mientras tanto respondemos a un correo electrónico para cumplir con una fecha límite urgente, esto podría generarnos múltiples errores. Pretender hacer múltiple tareas al mismo tiempo con diversos distractores a la vez causa ansiedad, lo que afecta nuestro juicio y nuestra capacidad para trabajar de manera efectiva.
La clave para mejorar
Algo que podríamos hacer para comenzar a trabajar de manera más eficiente es:
• crear una lista de tareas pendientes
• programar una cantidad realista de tiempo necesario para completar las tareas
• asignar prioridades y luego
• concentrarse completamente en cada tarea, evitando distracciones.
Este sencillo protocolo de inicio del día de labor en la empresa o la organización significa no revisar su teléfono, correo electrónico o chatear con un colega mientras completa tal o cual tarea. De hecho, incluso puede ser útil programar algún momento durante el día para distracciones e interrupciones para ayudarnos a evitarlas durante los períodos clave de trabajo.
Con esto evitamos perder tiempo al decidir qué tareas deben completarse. Si tenemos que cambiar entre tareas, tratemos de evitar cambiar de un lado a otro.
Cómo ayudamos a minimizar la multitarea
Como si volviéramos a los recreos de nuestra infancia, tomarnos descansos en un tiempo y forma determinados es una forma clave de ayudarnos a minimizar la multitarea. Si nos sentimos abrumados por nuestro trabajo y no podemos tomarnos un tiempo libre, es probable que nos sintamos aún más presionados para realizar múltiples tareas. Crear un ambiente de trabajo de apoyo es importante para ayudar al equipo en su conjunto a sentirse menos presionado y distraído.
Alentar el apoyo a la concentración
La fuente consultada dice que en pequeñas dosis, el estrés puede ayudar a motivar a algunas personas a dar lo mejor de sí, sin embargo, el estrés crónico y sentirse abrumado pueden tener un impacto negativo en la productividad en el trabajo.
Con todas las distracciones que tenemos a nuestro alrededor todos los días, es poco realista que los Líderes de Equipo crean que pueden controlar la cantidad de tareas múltiples que realizarán sus colaboradores cada día.
Sin embargo, podemos implementar estrategias de apoyo efectivas que alienten a nuestro equipo a trabajar de manera más positiva y reconozcamos cuando el trabajo se aborda de manera organizada y enfocada.
Aquí nos despedimos hasta la próxima semana. Nuestro deseo es que suprima las preocupaciones y disfrute de la vida de la Organización en la que trabaja y/o desarrolla su espíritu de servicio.
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